5W1Hとは?基本的な使い方をマスターしよう!

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5W1H

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5w1hの意味

5w1hは誰もが学生時代の英語の授業で学んだ経験があるのではないでしょうか?
5w1hとは、

who (だれが)

when (いつ)

where (どこで)

what (何を)

why (なぜ)

how (どうやって)

これらの頭文字をとったもので、疑問詞と呼ばれるものです。
相手に何かを伝えるときにこれらを意識して話したり、文章を書いたりと意識することで、伝えたいことの趣旨が明確になります。
5w1hという言葉は英語の授業だけでなく、ビジネスなどでも非常によく使われます。

そこで5w1hの活用事例について、以下にてご紹介いたします。

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5w1hを意識して会話の技術をアップさせよう

普段から自分のことをよく知っている友人や同僚の間で意思伝達をする分には、5w1hの一部が少々抜けていたところで特段の問題はないでしょう。

(例)

「明日、商談に行ってきます。」「わかりました!」

こんな感じでもおおよその内容は伝わるので、特段の問題はないでしょう。

しかし、ビジネス上は基本的に意思伝達で行き違いがないよう、5w1hを意識した意思伝達を心掛けることが大切です。

(例)

「明日の昼1時からコピー機導入の商談で、弊社の担当者がそちらへ伺います。その際には商談が円滑に進みますよう、事前にお渡ししました資料をご準備ください。」

ただし、5w1hをあまりにも意識しすぎると、一文が長くなって読みづらくなることがあります。この点にはくれぐれも注意しましょう。

下記がその例です。

(例)

「明日の昼1時からコピー機導入の商談で、弊社の担当者がそちらへ伺いますので、その際には商談が円滑に進みますよう、事前にお渡ししました資料をご準備ください。」

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5w1hを使ったビジネス文書の作成

例えば3シフトで年中工場を稼働させていたり、日勤・夜勤で仕事をしている医療・看護の仕事であったりと人の引き継ぎを要する仕事だと、口頭で引き継ぎよりも文章で引き継ぎをすることも多いでしょう。
職場によっては引き継ぎ書というフォーマットを準備して、それに書き込んで引き継ぎを行う職場もあります。

ここでは医療現場において、夜勤から日勤担当の看護師さんへの引き継ぎによる5w1hの使用例をお伝えします。

■who (だれが)・・・301号室の〇〇さんが

■when (いつ)・・・今日の夜中3時ごろにベッドから起き上がって

■where (どこで)・・・トイレに向かう途中で

■what (何)・・・突然、気を失って倒れました

■why (なぜ)・・・立ち上がった際、急激に血圧の経過があったものと認められます

■how (どうやって)・・・医者Aによる昇圧薬の投与と看護師Bによる経過観察により症状は治まったと思われます。
しかし再発の可能性が考えられます。
また、どこかを打撲した可能性も考えられます。
そのため、日勤担当の方には〇〇さんへ注意を払っていただくようお願いいたします。
場合によっては再度、昇圧薬などの必要性があります。

コンパクトな文章にはなりましたが、これだけでも内容はよく伝わります。
引き継ぎを受けた担当看護師がどう対応すればよいのか一目でわかるようになっています。

引き継ぎ書に限らず、プレゼンテーション文書やメールの作成など、何かと文書で相手に伝える場面は多いのではないかと思います。
その際にも5w1hの考え方はよく使われています。

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企業が構築・実践する5w1hを使った戦略とは?

商品やサービスの宣伝・販売方法を考えるマーケティング戦略や、自社が限られた経営資源をどこにどのように使うかといった企業戦略など、企業が生き残るためには様々な戦略を構築して実践します。
その手法としては4P分析、3C分析、SWOT分析など多岐にわたります。
いずれの戦略においても5w1hの考え方を応用させることができます。

以下ではマーケティングにおける5w1hの応用事例をご紹介します。

4P分析における5w1hの応用

4P分析における4Pとは、price(価格)、place(場所)、production(製品)、promotion(告知、宣伝)の4つのPの頭文字です。ある商品・サービスを生産して販売するに至るまでの企業戦略を決定するための分析手法を4P分析といいます。
4P分析を行う上で、5w1hの考え方は非常に有用です。

例えば、

●ある製品(production)の販売を考えるにあたって、

 何(what)の商品を製造するか?

 なぜ(why)その商品を製造、販売するか?

 誰(who)に対して販売するか?

 いつ(when)の時期から販売するか?

●その製品を販売する場所(place)

 どこで(where)その製品を販売するか?実店舗で、インターネット上で、ある特定の地域限定で、といったものが挙げられます。

●その製品の価格(price)

 いくら(how much)の価格帯を設定するか?いったん価格を決定して周知させると、後から変更するのが難しくなるために慎重に価格を設定する必要があります。

●その製品の告知、宣伝(promotion)の方法

 どうやって(how)宣伝するか?チラシか、SNSを使ってか、ブログか、テレビやラジオCMといったものが挙げられます。

5w1hの考え方を利用したSWOT分析

SWOT分析とは、企業が直面する市場について分析する際に用いられる分析手法です。
自社が有するstrength(強み)、weakness(弱み)、opportunity(機会)、threat(脅威)を把握することで、今後の企業戦略を策定するための手法として知られています。

実際に5w1hをSWOT分析に応用する

S,W,O,Tのそれぞれの分析に5w1hを当てはめていくことができます。

ここではS(strength:強み)について分析してみましょう。

(例)全国的に有名な大手の家電量販店の例に、SWOT分析をしてみるとこのような感じになります。

■who(だれが)・・・ネット販売では若者への売り上げが、他社に比べると10%ぐらい上回っている。

■when(いつ)・・・毎年5月と10月に売り上げが伸びている。

where(どこで)・・・実店舗においては郊外よりも都心の集客率が倍以上ある

■what(何)・・・実店舗、ネット販売ともに、他の商品よりもクーラー、ヒーターといった冷暖房の販売数量が多い

why(なぜ)・・・ここ最近の異常気象により、夏場は40度近くまで気温が上昇することがある。また、冬場は0度近くまで気温が下落するところも多くなってきたことが挙げられる。

how・・・(どうやって)商品紹介をしているTwitterやInstagramのフォロワーが増えてきたことで、自社に対する認知度が増してきたものと思われる。

かなり簡略したものですが、実際のSWOT分析は実地調査や統計数値などの切り口から詳細に分析していきます。
その際にも5w1hの考え方はうまく活用することによって、自社が直面している環境であったり、自社がこれからとるべき企業戦略の構築・実践に役立てられたりと、非常に有用な手段です。

企業が採用する戦略を構築・実践するための手法は非常に多くのものが存在します。
上記のように、5w1hの考え方は非常に汎用性があり、さまざまな分析手法にも応用されています。

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まとめ

中学校の時にはじめて耳にする人の多い5w1hですが、これは様々な場面で非常に有用な意思伝達の手法であることをご理解いただけましたでしょうか?

最近、日常で友人との何気ない会話、メールやSNSなどでの相手とのやり取りの中で言葉足らず、文章が短すぎて意思伝達がうまくできない人が増えてきているそうです。
自分が伝えようとしていたことと相手が受け取ったことにズレが生じるとケンカの火種になることがあります。
それがエスカレートするといじめなどの収拾がつかない事態にもなりかねません。

5w1hの考え方をうまく使って、日常生活やビジネスでの意思伝達を円滑に行えるように心がけていきましょう。

 

■5W1Hに関するオススメ書籍

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